Datum: Freitag, 23. Juni 2023
Uhrzeit: 17:00 Uhr
Ort: DZ HYP AG, Rosenstraße 2, 20095 Hamburg
DZ HYP Hamburg
Rosenstraße 2
20095 Hamburg
Übernachten können Sie in folgenden sechs Hotels:
Allgemeine Information
Bitte buchen Sie Ihre Übernachtung für die Nacht vom 23. auf den 24. Juni 2023 eigenständig.
Die Vergabe der Zimmer erfolgt nach dem „first come-first serve“-Prinzip. Bitte erwähnen Sie, dass Sie ein Zimmer aus dem Abrufkontingent der DZ HYP buchen möchten. Das Stichwort lautet: DZ HYP
Sie werden gebeten, eine Kreditkartennummer anzugeben. Dies dient als Sicherheit für evtl. anfallende Extra-Kosten (z.B. Parkplatz, Minibar, etc.). Sollten Sie keine Kreditkarte besitzen, wenden Sie sich bitte an veranstaltungen@dzhyp.de.
Nach der Buchung erhalten Sie Ihre individuelle Bestätigung des jeweiligen Hotels.
Sammelbuchungen sind möglich, bitte beachten Sie ggf. die weiteren Informationen zu den jeweiligen Hotels.
Die für den Aufenthalt anfallenden Kosten werden von Ihnen vor Ort beglichen.
Sie erhalten eine auf die DZ HYP ausgestellte Rechnung über Ihre Übernachtungskosten, die Sie für Ihre Reisekostenabrechnung verwenden können.
Eventuelle Extrakosten (Minibar, private Verlängerung, etc.) werden Ihnen separat in Rechnung gestellt.
Sollten sich Ihre Pläne ändern und Sie nicht am DZ HYP Sommerfest teilnehmen können, nehmen Sie die Stornierung eigenständig vor. Bitte wenden Sie sich hierfür direkt an das Hotel. Die jeweiligen Stornierungsfristen der einzelnen Hotels finden Sie auf den folgenden Seiten. Eventuell anfallende Stornierungskosten rechnen Sie bitte über „Meine Reisekostenabrechnung“ im ESS ab.
Es wurden ausschließlich Einzelzimmer gebucht. Sofern Sie ein Doppelzimmer benötigen, wenden Sie sich hierfür bitte direkt an das Hotel.
Eine PDF Datei mit allen FAQ finden Sie im Z-Laufwerk unter Z:\Info\KMV\DZ HYP Sommerfest
1. Wie lautet die Adresse des Veranstaltungsortes?
DZ HYP
Rosenstraße 2
20095 Hamburg
2. Wer sind meine Ansprechpartner?
Alles rund um die Themen Anmeldung, Anreise, Hotel und Abendprogramm: Tom Gieshold, KMV-VA
Alles rund um das Thema Arbeitszeit: Frau Dr. Timmermann, PE-AG
3. Wie buche ich ein Hotelzimmer?
KMV-VA hat in sechs Hotels Abrufkontingente mit ausreichenden Hotelzimmern einrichten lassen. Bitte buchen Sie Ihre Übernachtung eigenständig. Weitere Informationen zu den Hotels und wie Sie die Buchung vornehmen, finden Sie auf der Anmeldeseite unter dem Reiter „Hotels“.
4. Wer trägt die Kosten für die Hotelübernachtung?
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begleichen die für den Aufenthalt anfallenden Kosten vor Ort. Sie erhalten vom Hotel eine auf die DZ HYP ausgestellte Rechnung über Ihre Übernachtungskosten inkl. Frühstück, die Sie bitte für Ihre Reisekostenabrechnung im ESS-Portal in der App „Meine Reisekostenabrechnungen“ hochladen. Die DZ HYP erstattet Ihnen dann die Kosten für die Hotelübernachtung inkl. Frühstück.
5. Ich benötige ein Doppelzimmer bzw. ein barrierefreies Zimmer - an wen kann ich mich wenden?
Bitte kontaktieren Sie hierfür direkt das Hotel. Entsprechende Kontaktdaten finden Sie auf der Anmeldeseite unter dem Reiter „Hotels“.
6. Wann erhalte ich meine Buchungsbestätigung?
Sie erhalten Ihre Bestätigung unmittelbar nach der Buchung direkt vom Hotel.
7. Ist es möglich, meinen Aufenthalt für private Zwecke zu verlängern?
Hamburg ist an dem Wochenende ein sehr beliebtes Reiseziel. Daher hat KMV-VA einige Hotels benannt, in denen eine Folgenacht buchbar ist. Diese Hotels sind das „Motel One Hamburg Alster“ und das „Motel One Hamburg Fleetinsel“. Sofern Sie einen verlängerten Aufenthalt planen, buchen Sie diesen bitte selbstständig und auf eigene Kosten. Die Kontaktdaten aller Hotels finden Sie auf der Anmeldeseite unter dem Reiter „Hotels“.
8. Wird die Reise nach Hamburg organisiert?
Die An- und Abreise ist von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der DZ HYP eigenständig zu organisieren. Bitte verwenden Sie für die Buchung ausschließlich das Reise-buchungstool „Cytric“, welches Sie im Intranet unter „Meine Anwendungen“ finden. Eine Buchungsanleitung können Sie dem Dokument „Reisebuchung_DZ HYP Sommerfest“ entnehmen, welches im Z-Laufwerk hinterlegt ist (Z:\Info\KMV\DZ HYP Sommerfest). Bitte beachten Sie die jeweils geltende Reisekostenrichtlinie (Z:\Info\KMV\DZ HYP Sommerfest) sowie die jeweiligen Check-In Zeiten in Ihrem Hotel.
9. Ich werde meinen Aufenthalt für private Zwecke verlängern. Wer trägt die Kosten für die Rückreise?
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter organisieren ihre An- und Abreise eigenständig. Ob die Rückreise am Freitag, Samstag oder zu einem späteren Zeitpunkt stattfindet, ist daher nicht von Bedeutung. Die Kosten für die Rückreise übernimmt die Bank - bitte beachten Sie die jeweils geltende Reisekostenrichtlinie, die im Z-Laufwerk (Z: \Info\KMV\DZ HYP Sommerfest) hinterlegt ist.
10. Wie storniere ich meine Teilnahme/mein Hotelzimmer/meine Reise?
Teilnahme:
Bitte informieren Sie Tom Gieshold (tom.gieshold@dzhyp.de) per E-Mail über Ihre Absage.
Hotel:
Bitte stornieren Sie Ihr Hotelzimmer eigenständig, indem Sie eine E-Mail an das Hotel schicken.
Reise:
Stornieren Sie Ihre Reise bitte über das Reisebuchungstool "Cytric" bzw. über das Team der AMERICAN EXPRESS GLOBAL BUSINESS TRAVEL.
11. Wo erhalte ich mein Namensschild?
Die Namensschilder erhalten Sie am 23. Juni bei Beginn der Veranstaltung im Eingangsbereich im Erdgeschoss.
12. Welche Zeitmeldungen sind erforderlich?
Die Zeiten am Freitag für die Anreise nach Hamburg werden als Arbeitszeit anerkannt. Die Teilnahme am Sommerfest am Freitag ab 17 Uhr und die Abreise stellen keine Arbeitszeit dar.
Wenn Sie am Freitag vor dem Sommerfest regulär arbeiten, achten Sie bitte darauf, dass Sie die tägliche Höchstarbeitszeit von 10 Stunden nicht überschreiten. Reisezeiten, in denen Sie nicht arbeiten, sind bei Gleitzeit gesondert zu erfassen und gelten arbeitsschutzrechtlich als Ruhezeit. Falls Sie die 10 Stunden aufgrund von solchen Reisezeiten überschreiten, können Sie eine Aufhebung der 10-Stunden-Kappung per E-Mail an dzhyp@zalaris.de beantragen.
Wenn Sie freitags regulär nicht arbeiten und in Gleitzeit tätig sind, können Sie die An-reisezeit als Arbeitszeit erfassen und senden dazu bitte eine E-Mail an dzhyp@zalaris.de.
13. Muss ich nach der Veranstaltung eine Reisekostenabrechnung erstellen?
Ja, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechnen die Kosten für die Hotelübernachtung sowie für die An- und Abreise mittels einer Reisekostenabrechnung ab.
14. Gibt es für das Betriebsfest Corona-Einschränkungen?
Derzeit gelten für Veranstaltungen in Hamburg keine Einschränkungen. Gerne können Sie sich im Vorfeld testen.
Die DZ HYP übernimmt für Sie die Pauschalversteuerung gem. §40 Abs. 2 EstG.
Auf dieser Veranstaltung werden Fotoaufnahmen erstellt. Diese werden zur Öffentlichkeitsarbeit genutzt und dienen außerdem der dauerhaften Dokumentation der Veranstaltung.
Tom Gieshold
Manager Veranstaltungen
Kommunikation, Marketing & Veranstaltungen
DZ HYP AG
Rosenstraße 2
20095 Hamburg
Telefon: +49 40 3334-3111
E-Mail: veranstaltungen@dzhyp.de
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